上海市綠化和市容管理局文件管理規(guī)定
文件是信息資源的重要組成部分,為了管理好機關的文件,確保信息的有效利用,節(jié)省行政管理費用,提高工作效率,特制定文件管理工作規(guī)定。
一、內部文件管理
1、文件制定
文件制訂要本著精簡數(shù)量、提高質量的要求,根據(jù)工作需要進行制定。各部門認為要以局黨組、局行政名義制定文件,須由分管局領導和部門負責人認可,由部門起草,并經(jīng)OA系統(tǒng)進行流轉、核簽。
2、文件簽發(fā)
部門擬定的以局黨政名義發(fā)出的文稿,由黨政辦公室核稿、局領導簽發(fā)后,黨政辦方可統(tǒng)一編號打印的文件須經(jīng)擬稿人校對后,由文印室統(tǒng)一印發(fā)。上行文必須由局黨政主要領導簽發(fā),平行文和下行文可由分管局領導簽發(fā)。
3、文件修改
根據(jù)不斷變化的形勢,凡文件在執(zhí)行過程中需要修改完善的,由相關領導及職能部門提出修改意見,原則上以新文件替代老文件,按上述文件簽發(fā)程序辦理,新文件啟用,原有文件廢止。
二、外部文件管理
1、上級下發(fā)的各類文件,包括政策、規(guī)章等,由黨政辦公室簽收,統(tǒng)一登記后交黨政辦公室主任擬辦,并根據(jù)擬辦意見分別進行規(guī)定范圍的傳閱,傳閱和辦理完畢的文件即進入黨政辦公室分類進行歸檔程序;
2、平行機關和下屬部門的來文,由黨政辦公室主任視不同情況進行登記,交局領導閱示后,送相關領導或職能部門傳閱和辦理;
3、各部門(條線)收到的上級對口部門的各類文件,由相關部門進行登記,辦理完畢后由該部門保存。
三、文件執(zhí)行程序
1、凡以局黨政名義簽發(fā)的文件,由相關領導及職能部門負責執(zhí)行,并由黨政辦公室負責督辦;
2、凡有局領導批辦或簽署意見的外部文件,由相關領導或職能部門負責辦理,并由黨政辦公室負責督辦。
四、文件歸檔要求
文件材料的立卷歸檔按文書檔案管理要求執(zhí)行。凡本局的發(fā)文全部入檔,缺一不可,對于上級及下屬單位的外部文件,應根據(jù)文件的重要程度和保存價值,確定是否移交歸檔。對于不需歸檔的文件,應按需要自行劃定保管期限,并在保管期限內分類、編目妥善保存。
五、保管期限設定
1、法律、法規(guī)、政策、規(guī)章為長期保存。
2、上級領導講話為兩年。
3、上級對口文件的普發(fā)性文件為一年。
4、凡部門制發(fā)的文件、工作中形成的記錄,重要的應按檔案管理要求,每年初向檔案室移交,一般的記錄可根據(jù)實際情況保存一至兩年,以便查考。
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